Brief là gì?
Brief là một văn bản tóm tắt ngắn gọn, súc tích, cung cấp những thông tin thiết yếu về một dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể.
Brief được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong ngành marketing, quảng cáo, thiết kế, sáng tạo nội dung,... nhằm mục đích truyền đạt thông tin, yêu cầu và mong muốn của khách hàng đến nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan một cách hiệu quả.
Khái niệm Brief
Có hai loại brief chính:
-
Creative Brief (Bản tóm tắt nội dung sáng tạo): Loại brief này được sử dụng để hướng dẫn các hoạt động sáng tạo như thiết kế, quảng cáo, sản xuất nội dung,... Brief sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, yêu cầu về phong cách và các yếu tố sáng tạo khác.
-
Communication Brief (Bản tóm tắt truyền thông): Loại brief này được sử dụng để lên kế hoạch cho các hoạt động truyền thông như quảng cáo, PR, marketing,... Brief sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông, ngân sách và các yếu tố liên quan khác.
Vai trò của Brief trong công việc
Sau khi nắm rõ brief là gì và các loại brief phổ biến hiện nay, chắc hẳn bạn cũng thắc mắc brief sẽ đóng vai trò gì trong hoạt động doanh nghiệp. Cùng Vinalink Academy khám phá ngay nhé.
-
Truyền đạt thông tin: Brief là công cụ giao tiếp hiệu quả giúp truyền tải thông tin một cách đầy đủ, chính xác và súc tích từ khách hàng đến nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan. Brief đảm bảo rằng tất cả mọi người cùng tham gia vào dự án đều có chung nhận thức về mục tiêu, yêu cầu và mong muốn của nhau.
-
Xác định mục tiêu và yêu cầu: Brief giúp xác định rõ ràng mục tiêu của dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Từ đó, các bên liên quan có thể tập trung nỗ lực và nguồn lực để đạt được mục tiêu chung. Brief cũng giúp xác định các yêu cầu cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án.
-
Hướng dẫn thực hiện: Brief đóng vai trò như một bản hướng dẫn chi tiết cho các nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan thực hiện dự án. Brief cung cấp thông tin về phạm vi công việc, thời gian hoàn thành, ngân sách, tiêu chí đánh giá và các yêu cầu khác.
-
Đảm bảo sự thống nhất: Brief đảm bảo sự nhất quán trong quá trình thực hiện dự án. Nhờ có brief, tất cả mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu chung và phối hợp làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu đó. Brief cũng giúp hạn chế sự nhầm lẫn, sai sót và lãng phí thời gian trong quá trình thực hiện dự án.
-
Đánh giá hiệu quả: Brief cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả của dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Bằng cách so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra trong brief, các bên liên quan có thể đánh giá được mức độ thành công của dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án sau này.
Ví dụ: Trong ngành marketing, brief được sử dụng phổ biến để lên kế hoạch cho các chiến dịch quảng cáo, PR, marketing,... Từ đó, tất cả các hoạt động trong chiến dịch đều hướng đến mục tiêu chung và truyền tải thông điệp nhất quán đến đối tượng mục tiêu.
Brief thường bao gồm những gì?
Một brief hoàn chỉnh thường bao gồm các thành phần chính sau:
-
Mục tiêu dự án/campaign là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất, xác định rõ ràng mục đích cụ thể của chiến dịch. Điều này có thể là tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng, giới thiệu sản phẩm mới ra thị trường, hay xây dựng lòng tin với khách hàng.
-
Đối tượng mục tiêu cần được mô tả chi tiết và cụ thể, bao gồm các đặc điểm nhân khẩu học như độ tuổi, giới tính, thu nhập, địa lý, cùng với thông tin về sở thích, thói quen tiêu dùng và hành vi của nhóm khách hàng này.
-
Thông điệp chính là nội dung cốt lõi mà chiến dịch muốn truyền tải. Đây là thông tin hoặc cảm nhận quan trọng nhất mà đối tượng mục tiêu cần nhận được và ghi nhớ sau khi tiếp xúc với chiến dịch.
-
Thời gian thực hiện xác định khung thời gian cụ thể cho toàn bộ dự án, bao gồm cả các mốc thời gian quan trọng và deadline cho từng giai đoạn của chiến dịch.
-
Ngân sách là yếu tố then chốt giúp định hướng quy mô và cách thức triển khai chiến dịch. Thông tin này bao gồm tổng dự toán chi phí và cách phân bổ ngân sách cho các hoạt động khác nhau.
-
Yêu cầu cụ thể về sản phẩm/dịch vụ liệt kê những đặc điểm, tính năng nổi bật cần được nhấn mạnh, cũng như các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng bá.
-
Kênh triển khai xác định các phương tiện và nền tảng được lựa chọn để thực hiện chiến dịch, có thể là online (mạng xã hội, website, email marketing), offline (truyền hình, báo chí, sự kiện, quảng cáo ngoài trời) hoặc kết hợp đa kênh.
-
Thông tin tham khảo bao gồm các tài liệu, dữ liệu nghiên cứu, ví dụ thực tế hoặc case study liên quan, giúp đội thực hiện hiểu rõ hơn về bối cảnh và yêu cầu của dự án.
Tùy thuộc vào đặc thù của từng lĩnh vực hoặc mục đích cụ thể, brief có thể được điều chỉnh với việc bổ sung thêm hoặc lược bớt một số phần. Tuy nhiên, các thành phần trên là nền tảng cần thiết để đảm bảo brief có tính rõ ràng, đầy đủ thông tin và hiệu quả trong việc hướng dẫn quá trình triển khai.
Hướng dẫn cách viết Brief hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng
Áp dụng nguyên tắc SMART
-
Specific (Cụ thể): Thay vì mục tiêu mơ hồ như "tăng nhận diện thương hiệu", hãy cụ thể hóa thành "tăng tỷ lệ nhận diện thương hiệu từ 15% lên 30% trong nhóm phụ nữ 25-35 tuổi ở thành phố lớn".
-
Measurable (Có thể đo lường): Sử dụng các chỉ số định lượng như phần trăm, số lượng, tỷ lệ chuyển đổi. Ví dụ: "Tăng 2,000 khách hàng mới", "Đạt 500,000 lượt xem video", "Tăng tương tác trên mạng xã hội 40%".
-
Achievable (Khả thi): Đặt mục tiêu dựa trên nguồn lực hiện có và tình hình thực tế. Phân tích dữ liệu lịch sử để đưa ra con số hợp lý.
-
Relevant (Có liên quan): Đảm bảo mục tiêu phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và nhu cầu thị trường hiện tại.
-
Time-bound (Có khung thời gian): Xác định deadline cụ thể cho từng milestone và mục tiêu cuối cùng.
Phân loại mục tiêu
-
Mục tiêu về nhận thức: Tăng độ nhận diện thương hiệu, xây dựng hình ảnh
-
Mục tiêu về hành vi: Thúc đẩy mua hàng, tăng tương tác, tạo lead
-
Mục tiêu về cảm xúc: Xây dựng lòng tin, tạo kết nối cảm xúc với khách hàng
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu
Phân tích nhân khẩu học (Demographics)
Thông tin cơ bản:
-
Độ tuổi: Không chỉ khoảng tuổi mà còn đặc điểm tâm lý của từng lứa tuổi
-
Giới tính và xu hướng giới tính
-
Thu nhập: Khả năng chi tiêu và thói quen tài chính
-
Trình độ học vấn: Ảnh hưởng đến cách tiếp nhận thông tin
-
Nghề nghiệp: Môi trường làm việc, áp lực công việc
-
Tình trạng hôn nhân và gia đình: Ảnh hưởng đến quyết định mua sắm
Phân tích tâm lý học (Psychographics)
Lối sống và giá trị:
-
Sở thích và hobby
-
Thái độ và quan điểm sống
-
Giá trị cá nhân và ưu tiên
-
Phong cách sống (năng động, thích khám phá, gia đình...)
Hành vi tiêu dùng:
-
Thói quen mua sắm (online/offline, thời gian mua sắm)
-
Quy trình ra quyết định (nghiên cứu kỹ hay quyết định nhanh)
-
Mức độ trung thành với thương hiệu
-
Nguồn thông tin ảnh hưởng đến quyết định (bạn bè, chuyên gia, review...)
Tạo Buyer Persona chi tiết
Tạo ra 1-3 persona đại diện với tên gọi, ảnh minh họa và câu chuyện cụ thể. Ví dụ:
"Mai, 28 tuổi, Marketing Manager tại công ty công nghệ, thu nhập 20-25 triệu/tháng. Cô ấy quan tâm đến chăm sóc sức khỏe, thích yoga, hay đọc sách self-help. Thường mua sắm online vào buổi tối sau giờ làm và rất tin tưởng review từ người dùng thực."
Bước 3: Phân tích sản phẩm/dịch vụ
Phân tích SWOT
Strengths (Điểm mạnh):
-
Tính năng vượt trội
-
Chất lượng sản phẩm
-
Dịch vụ khách hàng
-
Giá cả cạnh tranh
-
Thương hiệu và uy tín
Weaknesses (Điểm yếu):
Opportunities (Cơ hội):
Threats (Thách thức):
Xác định Unique Selling Proposition (USP)
Trả lời các câu hỏi:
-
Sản phẩm/dịch vụ giải quyết vấn đề gì của khách hàng?
-
Điều gì làm cho sản phẩm khác biệt so với đối thủ?
-
Lợi ích cụ thể mà khách hàng nhận được là gì?
-
Tại sao khách hàng nên chọn bạn thay vì đối thủ?
Bước 4: Xây dựng thông điệp chính
Cấu trúc thông điệp 3 tầng
Tầng 1 - Core Message (Thông điệp cốt lõi): Một câu súc tích nhất thể hiện giá trị chính. Ví dụ: "Công nghệ AI giúp tiết kiệm 50% thời gian làm việc"
Tầng 2 - Supporting Messages (Thông điệp hỗ trợ): 2-3 điểm chính làm rõ và chứng minh cho thông điệp cốt lõi:
Tầng 3 - Proof Points (Bằng chứng): Dữ liệu, số liệu, case study, testimonial hỗ trợ cho từng supporting message
Kiểm tra tính hiệu quả của thông điệp
-
Clear (Rõ ràng): Có dễ hiểu không?
-
Compelling (Hấp dẫn): Có thu hút sự chú ý không?
-
Credible (Đáng tin): Có bằng chứng hỗ trợ không?
-
Differentiating (Khác biệt): Có phân biệt với đối thủ không?
-
Memorable (Dễ nhớ): Khách hàng có nhớ lại được không?
Bước 5: Lên kế hoạch thời gian và ngân sách
Lập Timeline chi tiết
Phase 1: Research & Planning (1-2 tuần)
-
Nghiên cứu thị trường
-
Phân tích đối thủ
-
Hoàn thiện brief
-
Phê duyệt concept
Phase 2: Creative Development (2-4 tuần)
-
Phát triển ý tưởng
-
Thiết kế visual
-
Viết content
-
Sản xuất materials
Phase 3: Launch & Implementation (1-2 tuần)
-
Set up campaigns
-
Testing và QA
-
Launch chính thức
-
Monitor performance
Phase 4: Optimization & Analysis (ongoing)
-
Thu thập feedback
-
Điều chỉnh campaign
-
Báo cáo hiệu quả
-
Đề xuất cải thiện
Phân bổ ngân sách theo tỷ lệ 70-20-10
-
70% - Proven channels: Các kênh đã được chứng minh hiệu quả
-
20% - Testing: Thử nghiệm kênh/format mới
-
10% - Innovation: Đầu tư cho ý tưởng đột phá
Chi tiết ngân sách theo khoản mục
Media Budget:
-
Digital advertising (Facebook, Google, TikTok...)
-
Traditional media (TV, Radio, Print...)
-
Quảng cáo ngoài trời
Chi phi sản xuất:
-
Phát triển ý tưởng
-
Sản xuất video/ảnh
-
Thiết kế đồ họa
-
Viết nội dung
Chi phí vận hành:
-
Phí dịch vụ agency
-
Phần mềm
-
Sự kiện
-
Quỹ dự phòng (10-15%)
Bước 6: Xác định kênh triển khai
Phân tích Customer Journey
Giai đoạn nhận biết:
- SEO/SEM cho branded keywords
- Nội dung trên mạng xã hội
- Influencer marketing
- PR và truyền thông tự nhiên
Giai đoạn cân nhắc:
- Quảng cáo tiếp thị lại
- Chăm sóc khách hàng qua email
- Content marketing (blog, video)
- Hội thảo trực tuyến và sự kiện
Giai đoạn Ra quyết định:
- Demo sản phẩm
- Dùng thử miễn phí
- Lời chứng thực từ khách hàng
- Ưu đãi/khuyến mãi đặc biệt
Giai đoạn Giữ chân khách hàng:
- Email marketing
- Chương trình khách hàng thân thiết
- Xây dựng cộng đồng
- Chương trình hỗ trợ khách hàng
Lựa chọn kênh phù hợp
Dựa trên đặc điểm đối tượng:
-
Gen Z: TikTok, Instagram, YouTube
-
Millennials: Facebook, Instagram, LinkedIn
-
Gen X: Facebook, Email, Google Search
-
Baby Boomers: TV, Radio, Print, Facebook
Dựa trên loại nội dung:
-
Visual content: Instagram, Pinterest, TikTok
-
Professional content: LinkedIn, Industry publications
-
Educational content: YouTube, Blog, Webinar
-
Entertainment: TikTok, Instagram Stories, Snapch
Bước 7: Ghi chú yêu cầu đặc biệt và thông tin tham khảo
Yêu cầu kỹ thuật chi tiết
Về thiết kế:
-
Brand guidelines (logo, màu sắc, font chữ)
-
Kích thước và format cho từng kênh
-
Yêu cầu accessibility (độ tương phản, font size)
-
Tối ưu cho mobile
Về nội dung:
-
Giọng điệu (thân thiện, chuyên nghiệp, vui tươi...)
-
Từ ngữ cần tránh hoặc bắt buộc sử dụng
-
Yêu cầu về pháp lý
-
Đa ngôn ngữ (nếu có)
Về technical delivery:
Thông tin tham khảo hữu ích
Phân tích đối thủ cạnh tranh:
-
Top 3-5 đối thủ chính
-
Các chiến dịch gần đây của họ
-
Điều gì hiệu quả/không hiệu quả
-
Cơ hội khoảng trống trên thị trường
Nghiên cứu ngành:
-
Xu hướng thị trường và dự báo
-
Nghiên cứu hành vi người tiêu dùng
-
Phát triển công nghệ
-
Thay đổi quy định pháp lý
Nguồn tài liệu nội bộ:
-
Dữ liệu hiệu quả chiến dịch trước đây
-
Phản hồi và lời chứng thực từ khách hàng
-
Dữ liệu bán hàng và insights
-
Kết quả nghiên cứu thương hiệu
Cảm hứng và tài liệu tham khảo:
-
Ví dụ thực tiễn tốt nhất (trong và ngoài ngành)
-
Nền tảng sáng tạo (Behance, Dribbble)
-
Các chiến dịch từng đoạt giải
-
Báo cáo xu hướng
Bước 8: Đơn giản hóa và truyền cảm hứng
Nguyên tắc viết Brief dễ hiểu
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản:
-
Tránh thuật ngữ chuyên ngành và từ chuyên môn
-
Viết câu ngắn, rõ ràng
-
Sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động
-
Giải thích các thuật ngữ cần thiết
Cấu trúc logic:
-
Mỗi phần một ý chính
-
Sử dụng dấu đầu dòng và đánh số
-
Làm nổi bật các thông tin quan trọng
-
Tóm tắt những điểm chính ở cuối mỗi phần
Kỹ thuật storytelling trong Brief
-
The Challenge: Mô tả vấn đề/thách thức mà khách hàng đang gặp phải như một câu chuyện có tình tiết, nhân vật cụ thể.
-
The Opportunity: Trình bày cơ hội như một "quest" - hành trình khám phá và chinh phục.
-
The Solution: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ như "hero" - người hùng giải cứu tình thế.
-
The Vision: Vẽ ra tương lai tích cực khi campaign thành công.
Sử dụng visual elements
-
Infographics: Thể hiện data và insights
-
Mood boards: Truyền tải cảm xúc và style
-
Customer journey maps: Minh họa process
-
Screenshots: Ví dụ cụ thể về competitors
Bước 9: Kiểm tra và hoàn thiện
Checklist hoàn thiện Brief
Content Checklist:
Quality Checklist:
Quy trình review và feedback
Duyệt nội bộ (1-2 vòng):
Duyệt các bên liên quan:
Kiểm tra cuối cùng:
-
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
-
Kiểm tra sự thật tất cả con số và tuyên bố
-
Kiểm tra đường link và xác minh tài liệu tham khảo
-
Tính nhất quán về định dạng
Các câu hỏi tự kiểm tra
-
Nếu tôi là agency/vendor, liệu tôi có đủ thông tin để bắt đầu làm việc?
-
Brief có truyền tải được sự đam mê và hứng thú về dự án không?
-
Thành công sẽ được đo lường như thế nào?
-
Có điều gì không rõ ràng hoặc mâu thuẫn không?
-
Lịch trình có thực tế không?
-
Ngân sách có đủ để đạt được mục tiêu không?
Mẫu Brief tham khảo cho từng ngành
Mẫu Brief cho thiết kế
1. Thông tin chung:
-
Tên dự án: [Tên dự án của bạn]
-
Tên khách hàng: [Tên công ty hoặc cá nhân]
-
Người liên hệ: [Tên và thông tin liên lạc của người đại diện]
-
Ngày bắt đầu dự án: [Ngày]
-
Ngày hoàn thành dự án (dự kiến): [Ngày]
2. Tổng quan dự án:
-
Mô tả dự án: [Mô tả ngắn gọn về dự án, ví dụ: thiết kế logo, brochure, website,...]
-
Mục tiêu dự án: [Mục tiêu cụ thể của dự án, ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số,...]
-
Đối tượng mục tiêu: [Mô tả chi tiết về đối tượng khách hàng mục tiêu, bao gồm độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi,...]
-
Thông điệp chính: [Thông điệp mà dự án muốn truyền tải đến khách hàng]
-
Phong cách thiết kế: [Phong cách mong muốn của sản phẩm thiết kế, ví dụ: hiện đại, tối giản, sang trọng, trẻ trung,...]
3. Yêu cầu cụ thể:
-
Yêu cầu về màu sắc: [Những màu sắc nên và không nên sử dụng]
-
Yêu cầu về font chữ: [Những font chữ nên và không nên sử dụng]
-
Yêu cầu về hình ảnh: [Những loại hình ảnh nên và không nên sử dụng]
-
Yêu cầu về bố cục: [Bố cục mong muốn của sản phẩm thiết kế]
-
Các yêu cầu khác: [Các yêu cầu bổ sung khác, ví dụ: sử dụng các yếu tố đặc trưng của thương hiệu,...]
4. Ngân sách và tiến độ:
5. Sản phẩm đầu ra:
-
Các sản phẩm cần thiết kế: [Liệt kê tất cả các sản phẩm cần thiết kế, ví dụ: logo, brochure, website, banner quảng cáo,...]
-
Định dạng file: [Các định dạng file cần cung cấp, ví dụ: JPG, PNG, PDF, AI, PSD,...]
6. Tài liệu tham khảo:
7. Ghi chú:
Mẫu Brief cho Marketing
1. Thông tin chung về dự án:
-
Tên dự án: [Tên dự án của bạn]
-
Mô tả dự án: [Mô tả ngắn gọn về dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ]
-
Mục tiêu dự án: [Mục tiêu tổng quát của dự án (tăng doanh số, nhận diện thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, v.v.)]
-
Timeline dự án: [Thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, các mốc quan trọng]
-
Ngân sách dự án: [Tổng ngân sách dự án và phân bổ ngân sách cho các hoạt động marketing]
2. Đối tượng mục tiêu:
-
Nhân khẩu học: [Độ tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp, trình độ học vấn, v.v.]
-
Địa lý: [Vị trí địa lý của đối tượng mục tiêu]
-
Hành vi: [Thói quen mua sắm, sở thích, mối quan tâm, v.v.]
-
Nỗi đau: [Những vấn đề hoặc khó khăn mà đối tượng mục tiêu đang gặp phải]
-
Mong muốn: [Những điều mà đối tượng mục tiêu mong muốn đạt được]
3. Thông điệp chính:
-
Thông điệp chính: [Thông điệp quan trọng nhất mà bạn muốn truyền tải đến đối tượng mục tiêu]
-
Lợi ích sản phẩm/dịch vụ: [Những lợi ích cụ thể mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại cho đối tượng mục tiêu]
-
Điểm khác biệt: [Những yếu tố làm cho sản phẩm/dịch vụ của bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh]
-
Lời kêu gọi hành động: [Hành động cụ thể mà bạn muốn đối tượng mục tiêu thực hiện (mua hàng, đăng ký, liên hệ, v.v.)]
4. Chiến lược marketing:
-
Kênh truyền thông: [Các kênh truyền thông mà bạn sẽ sử dụng để tiếp cận đối tượng mục tiêu (mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, báo chí, v.v.)]
-
Nội dung: [Các loại nội dung mà bạn sẽ tạo ra (bài viết, video, hình ảnh, infographic, v.v.)]
-
Sự kiện: [Các sự kiện mà bạn sẽ tổ chức để quảng bá sản phẩm/dịch vụ]
-
Đối tác: [Các đối tác mà bạn sẽ hợp tác để mở rộng phạm vi tiếp cận]
5. Đo lường và đánh giá:
-
Chỉ số đo lường: [Các chỉ số mà bạn sẽ sử dụng để đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing (lượt truy cập website, lượt tương tác trên mạng xã hội, số lượng đơn hàng, v.v.)]
-
Mục tiêu đo lường: [Mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được cho từng chỉ số đo lường]
-
Phương pháp đánh giá: [Cách thức mà bạn sẽ đánh giá hiệu quả của chiến dịch marketing]
6. Thông tin bổ sung:
-
Ngân sách chi tiết: [Chi tiết về ngân sách cho từng hoạt động marketing]
-
Tài liệu tham khảo: [Các tài liệu liên quan đến dự án (nghiên cứu thị trường, báo cáo đối thủ cạnh tranh, v.v.)]
-
Yêu cầu đặc biệt: [Bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác mà bạn muốn đội ngũ marketing thực hiện]
Brief đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của một dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Brief là công cụ giao tiếp thiết yếu giúp truyền tải thông tin một cách đầy đủ, chính xác và súc tích giữa các bên liên quan, từ đó đảm bảo sự thống nhất và phối hợp nhịp nhàng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Vinalink Acamdey hi vọng bài viết trên đã giải đáp thắc mắc cho bạn về brief là gì và biết cách viết brief hiệu quả.