Brief là gì? Hướng dẫn cách viết Brief hiệu quả

Brief là gì?

Khái niệm Brief

Brief là một văn bản tóm tắt ngắn gọn, súc tích, cung cấp những thông tin thiết yếu về một dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Brief được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong ngành marketing, quảng cáo, thiết kế, sáng tạo nội dung,... nhằm mục đích truyền đạt thông tin, yêu cầu và mong muốn của khách hàng đến nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan một cách hiệu quả.

Có hai loại brief chính:

• Creative Brief (Bản tóm tắt nội dung sáng tạo): Loại brief này được sử dụng để hướng dẫn các hoạt động sáng tạo như thiết kế, quảng cáo, sản xuất nội dung,... Brief sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, yêu cầu về phong cách và các yếu tố sáng tạo khác.

• Communication Brief (Bản tóm tắt truyền thông): Loại brief này được sử dụng để lên kế hoạch cho các hoạt động truyền thông như quảng cáo, PR, marketing,... Brief sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông, ngân sách và các yếu tố liên quan khác.

Vai trò của Brief trong công việc

Sau khi nắm rõ brief là gì và các loại brief phổ biến hiện nay, chắc hẳn bạn cũng thắc mắc brief sẽ đóng vai trò gì trong hoạt động doanh nghiệp. Cùng Vinalink Academy khám phá ngay nhé. 

• Truyền đạt thông tin: Brief là công cụ giao tiếp hiệu quả giúp truyền tải thông tin một cách đầy đủ, chính xác và súc tích từ khách hàng đến nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan. Brief đảm bảo rằng tất cả mọi người cùng tham gia vào dự án đều có chung nhận thức về mục tiêu, yêu cầu và mong muốn của nhau.

• Xác định mục tiêu và yêu cầu: Brief giúp xác định rõ ràng mục tiêu của dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Từ đó, các bên liên quan có thể tập trung nỗ lực và nguồn lực để đạt được mục tiêu chung. Brief cũng giúp xác định các yêu cầu cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án.

• Hướng dẫn thực hiện: Brief đóng vai trò như một bản hướng dẫn chi tiết cho các nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan thực hiện dự án. Brief cung cấp thông tin về phạm vi công việc, thời gian hoàn thành, ngân sách, tiêu chí đánh giá và các yêu cầu khác.

• Đảm bảo sự thống nhất: Brief đảm bảo sự nhất quán trong quá trình thực hiện dự án. Nhờ có brief, tất cả mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu chung và phối hợp làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu đó. Brief cũng giúp hạn chế sự nhầm lẫn, sai sót và lãng phí thời gian trong quá trình thực hiện dự án.

• Đánh giá hiệu quả: Brief cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả của dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Bằng cách so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra trong brief, các bên liên quan có thể đánh giá được mức độ thành công của dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án sau này.

Ví dụ: Trong ngành marketing, brief được sử dụng phổ biến để lên kế hoạch cho các chiến dịch quảng cáo, PR, marketing,... Từ đó, tất cả các hoạt động trong chiến dịch đều hướng đến mục tiêu chung và truyền tải thông điệp nhất quán đến đối tượng mục tiêu.

Hướng dẫn cách viết Brief hiệu quả

Brief đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của dự án. Một Brief hiệu quả sẽ giúp truyền tải thông tin đầy đủ, chính xác và súc tích, từ đó đảm bảo sự thống nhất và phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan. Dưới đây là một số bước để viết Brief hiệu quả:

Bước 1: Xác định mục tiêu của Brief

Trước khi bắt tay vào viết Brief, điều quan trọng đầu tiên là bạn phải xác định rõ mục đích của nó. Brief được tạo ra để làm gì? Nó muốn truyền tải thông tin gì? Mục tiêu cuối cùng mà Brief hướng đến là gì? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn định hướng nội dung và cách thức trình bày Brief một cách hiệu quả nhất.

Brief cần cung cấp đầy đủ thông tin thiết yếu về dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể mà nó đề cập. Thông tin này bao gồm mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, yêu cầu về phong cách, ngân sách, thời hạn hoàn thành,... Brief càng chi tiết càng tốt để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về dự án và có chung nhận thức về những gì cần đạt được.

Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu

Bạn cần xác định rõ đối tượng mục tiêu của Brief là ai. Brief được viết cho ai? Họ là ai và họ cần nắm bắt được những thông tin gì? Việc xác định đối tượng mục tiêu sẽ giúp bạn điều chỉnh nội dung và ngôn ngữ của Brief cho phù hợp để đảm bảo hiệu quả truyền tải thông tin.

Tùy vào tính chất của dự án và đối tượng mục tiêu, Brief cần cung cấp những thông tin phù hợp và cần thiết. Ví dụ, đối với một dự án thiết kế, Brief cần cung cấp thông tin về yêu cầu phong cách, bảng màu, bố cục,... Đối với một chiến dịch quảng cáo, Brief cần cung cấp thông tin về đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông,...

Bước 3: Thu thập thông tin

Bạn sẽ thu thập đầy đủ thông tin về dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cần thực hiện. Đây là bước quan trọng để xây dựng nội dung Brief chi tiết và chính xác. Thông tin cần thu thập bao gồm:

• Mục tiêu: Mục tiêu chung của dự án là gì? Mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai đoạn là gì?

• Đối tượng mục tiêu: Ai là đối tượng mục tiêu của dự án? Họ có những đặc điểm gì? Họ có nhu cầu và mong muốn gì?

• Thông điệp chính: Thông điệp chính mà dự án muốn truyền tải là gì? Thông điệp này cần được thể hiện như thế nào?

• Yêu cầu về phong cách: Dự án cần có phong cách như thế nào? Hiện đại, cổ điển, trẻ trung, sang trọng,...

• Ngân sách: Ngân sách cho dự án là bao nhiêu? Ngân sách này cần được phân bổ như thế nào cho các hạng mục khác nhau?

• Thời hạn hoàn thành: Thời hạn hoàn thành dự án là khi nào? Mốc thời gian cho từng giai đoạn là gì?

Bước 4: Phác thảo nội dung Brief

Bước đầu tiên trong việc phác thảo nội dung Brief là xác định những thông tin quan trọng nhất cần được bao gồm. Bạn nên tránh đưa vào những thông tin không liên quan hoặc không cần thiết, hãy tập trung vào những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến dự án.

Ngôn ngữ sử dụng trong Brief cũng cần rõ ràng, dễ hiểu và súc tích. Lưu ý rằng những từ ngữ chuyên ngành hoặc khó hiểu có thể khiến người đọc bối rối, bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp và đi thẳng vào trọng tâm.

Bước 5: Viết và kiểm tra, hoàn thiện Brief

Sau khi đã phác thảo nội dung chi tiết, hãy bắt tay vào viết Brief. Hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và dễ hiểu, đồng thời đảm bảo tính logic và khoa học trong cách trình bày thông tin, đồng thời tiêu đề rõ ràng cho từng phần sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi.

Trước khi gửi Brief cho các bên liên quan, hãy dành thời gian đọc kỹ lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc lỗi logic. Một Brief hoàn chỉnh và chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự tôn trọng và nâng cao uy tín của bạn trong mắt người nhận.

Sau khi thu thập và tổng hợp ý kiến phản hồi, hãy chỉnh sửa Brief một lần nữa để hoàn thiện nội dung và hình thức và chắc chắn rằng Brief đã đầy đủ thông tin, trình bày rõ ràng, không mắc lỗi nào.

Mẫu Brief tham khảo cho từng ngành

Mẫu Brief cho thiết kế

1. Thông tin chung:

• Tên dự án: [Tên dự án của bạn]
• Tên khách hàng: [Tên công ty hoặc cá nhân]
• Người liên hệ: [Tên và thông tin liên lạc của người đại diện]
• Ngày bắt đầu dự án: [Ngày]
• Ngày hoàn thành dự án (dự kiến): [Ngày]

2. Tổng quan dự án:

• Mô tả dự án: [Mô tả ngắn gọn về dự án, ví dụ: thiết kế logo, brochure, website,...]
• Mục tiêu dự án: [Mục tiêu cụ thể của dự án, ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số,...]
• Đối tượng mục tiêu: [Mô tả chi tiết về đối tượng khách hàng mục tiêu, bao gồm độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi,...]
• Thông điệp chính: [Thông điệp mà dự án muốn truyền tải đến khách hàng]
• Phong cách thiết kế: [Phong cách mong muốn của sản phẩm thiết kế, ví dụ: hiện đại, tối giản, sang trọng, trẻ trung,...]

3. Yêu cầu cụ thể:

• Yêu cầu về màu sắc: [Những màu sắc nên và không nên sử dụng]
• Yêu cầu về font chữ: [Những font chữ nên và không nên sử dụng]
• Yêu cầu về hình ảnh: [Những loại hình ảnh nên và không nên sử dụng]
• Yêu cầu về bố cục: [Bố cục mong muốn của sản phẩm thiết kế]
• Các yêu cầu khác: [Các yêu cầu bổ sung khác, ví dụ: sử dụng các yếu tố đặc trưng của thương hiệu,...]

4. Ngân sách và tiến độ:

• Ngân sách dự kiến: [Khoảng ngân sách cho dự án]
• Tiến độ dự kiến: [Các mốc thời gian quan trọng của dự án]

5. Sản phẩm đầu ra:

• Các sản phẩm cần thiết kế: [Liệt kê tất cả các sản phẩm cần thiết kế, ví dụ: logo, brochure, website, banner quảng cáo,...]
• Định dạng file: [Các định dạng file cần cung cấp, ví dụ: JPG, PNG, PDF, AI, PSD,...]

6. Tài liệu tham khảo:

• Các sản phẩm thiết kế tương tự: [Cung cấp các ví dụ về các sản phẩm thiết kế mà bạn yêu thích hoặc muốn tham khảo]
• Các thông tin khác: [Bất kỳ thông tin nào khác mà bạn cho là hữu ích cho nhà thiết kế]

7. Ghi chú:

• [Bất kỳ ghi chú hoặc yêu cầu đặc biệt nào khác]

Mẫu Brief cho Marketing

1. Thông tin chung về dự án:

• Tên dự án: [Tên dự án của bạn]
• Mô tả dự án: [Mô tả ngắn gọn về dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ]
• Mục tiêu dự án: [Mục tiêu tổng quát của dự án (tăng doanh số, nhận diện thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, v.v.)]
• Timeline dự án: [Thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, các mốc quan trọng]
• Ngân sách dự án: [Tổng ngân sách dự án và phân bổ ngân sách cho các hoạt động marketing]

2. Đối tượng mục tiêu:

• Nhân khẩu học: [Độ tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp, trình độ học vấn, v.v.]
• Địa lý: [Vị trí địa lý của đối tượng mục tiêu]
• Hành vi: [Thói quen mua sắm, sở thích, mối quan tâm, v.v.]
• Nỗi đau: [Những vấn đề hoặc khó khăn mà đối tượng mục tiêu đang gặp phải]
• Mong muốn: [Những điều mà đối tượng mục tiêu mong muốn đạt được]

3. Thông điệp chính:

• Thông điệp chính: [Thông điệp quan trọng nhất mà bạn muốn truyền tải đến đối tượng mục tiêu]
• Lợi ích sản phẩm/dịch vụ: [Những lợi ích cụ thể mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại cho đối tượng mục tiêu]
• Điểm khác biệt: [Những yếu tố làm cho sản phẩm/dịch vụ của bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh]
• Lời kêu gọi hành động: [Hành động cụ thể mà bạn muốn đối tượng mục tiêu thực hiện (mua hàng, đăng ký, liên hệ, v.v.)]

4. Chiến lược marketing:

• Kênh truyền thông: [Các kênh truyền thông mà bạn sẽ sử dụng để tiếp cận đối tượng mục tiêu (mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, báo chí, v.v.)]
• Nội dung: [Các loại nội dung mà bạn sẽ tạo ra (bài viết, video, hình ảnh, infographic, v.v.)]
• Sự kiện: [Các sự kiện mà bạn sẽ tổ chức để quảng bá sản phẩm/dịch vụ]
• Đối tác: [Các đối tác mà bạn sẽ hợp tác để mở rộng phạm vi tiếp cận]

5. Đo lường và đánh giá:

• Chỉ số đo lường: [Các chỉ số mà bạn sẽ sử dụng để đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing (lượt truy cập website, lượt tương tác trên mạng xã hội, số lượng đơn hàng, v.v.)]
• Mục tiêu đo lường: [Mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được cho từng chỉ số đo lường]
• Phương pháp đánh giá: [Cách thức mà bạn sẽ đánh giá hiệu quả của chiến dịch marketing]

6. Thông tin bổ sung:

• Ngân sách chi tiết: [Chi tiết về ngân sách cho từng hoạt động marketing]
• Tài liệu tham khảo: [Các tài liệu liên quan đến dự án (nghiên cứu thị trường, báo cáo đối thủ cạnh tranh, v.v.)]
• Yêu cầu đặc biệt: [Bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác mà bạn muốn đội ngũ marketing thực hiện]

Brief đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của một dự án, chiến dịch hoặc hoạt động cụ thể. Brief là công cụ giao tiếp thiết yếu giúp truyền tải thông tin một cách đầy đủ, chính xác và súc tích giữa các bên liên quan, từ đó đảm bảo sự thống nhất và phối hợp nhịp nhàng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Vinalink Acamdey hi vọng bài viết trên đã giải đáp thắc mắc cho bạn về brief là gì và biết cách viết brief hiệu quả.