10 cách tăng năng suất làm việc hiệu quả mà bạn nên biết

1. Quản lý năng lượng, không chỉ thời gian

"Con người luôn có những thăng trầm tự nhiên trong quá trình làm việc và khả năng tập trung" theo Dr. Melissa Gratias - một huấn luyện viên và diễn giả về năng suất nơi làm việc đã giải thích. Những sự thăng trầm này do nhịp sinh học siêu âm của cơ thể điều khiển.

Thay vì cố gắng đẩy mạnh việc sử dụng cà phê, một phương pháp thông minh hơn là chú ý đến những thời điểm trong ngày khi bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất.

Hãy ghi lại cảm giác lúc bạn tràn chề năng lượng nhất trong khoảng ít nhất một hoặc hai tuần (một ngày không đủ để xác định). Bạn sẽ dễ dàng nhận ra thời điểm lý tưởng để làm việc - thời điểm bạn cảm thấy "tràn chề" nhất.

Với thông tin đó, bạn có thể sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Lên kế hoạch cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và phức tạp trong những giờ vàng và dành những công việc đơn giản hơn cho những thời điểm bạn cảm thấy mệt mỏi hơn.

2. Tạo danh sách các việc cần làm trước

Bạn có bao giờ cảm thấy mình như đang chạy trên một bánh xe quay vòng, cố gắng hoàn thành danh sách dài dằng dặc những việc cần làm nhưng cuối ngày lại chợt nhận ra mình chưa thực sự tiến xa? Điều này không chỉ gây mệt mỏi mà còn làm giảm động lực làm việc. Theo chuyên gia Melissa Gratias, việc tự đặt ra quá nhiều nhiệm vụ trong một ngày là cách chắc chắn dẫn đến sự thất vọng.

Thay vì cố gắng "ôm đồm" mọi thứ, hãy thử tinh giản danh sách của bạn. Gratias khuyên rằng nên chọn từ 5 đến 9 nhiệm vụ quan trọng nhất để tập trung trong ngày. Nguyên tắc này dựa trên khái niệm tâm lý "Con số bảy kỳ diệu, cộng hoặc trừ hai", cho thấy khả năng xử lý thông tin hiệu quả của con người thường nằm trong khoảng này.

Nếu bạn muốn một phương pháp cụ thể hơn, quy tắc 1-3-5 có thể là lựa chọn thú vị. Mỗi ngày, hãy xác định 1 việc lớn quan trọng nhất, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ cần hoàn thành. Cách tiếp cận này giúp bạn tập trung năng lượng vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất, đồng thời vẫn giải quyết được những việc nhỏ nhưng cần thiết.

Trong trường hợp bạn cảm thấy khó khăn khi xác định ưu tiên, Ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ là trợ thủ đắc lực. Bằng cách phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, bạn có thể:

• Làm ngay: Những việc quan trọng và khẩn cấp.

• Lên kế hoạch: Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

• Giao phó: Những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.

• Loại bỏ: Những việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Việc sử dụng ma trận này không chỉ giúp bạn tối ưu hoá thời gian mà còn giảm bớt căng thẳng khi phải đối mặt với quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Hãy nhớ rằng, chất lượng hơn số lượng. Một danh sách việc cần làm hiệu quả không phải là danh sách dài nhất, mà là danh sách giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu của mình. Việc hoàn thành xuất sắc vài nhiệm vụ quan trọng sẽ mang lại cảm giác thành tựu và thúc đẩy bạn tiến xa hơn.

Ngoài ra, đừng quên tự phản ánh và điều chỉnh danh sách của mình hàng ngày. Cuộc sống luôn biến đổi, và sự linh hoạt sẽ giúp bạn thích ứng với những thay đổi đó. Có thể hôm nay bạn chỉ cần tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng nhất định, và điều đó hoàn toàn ổn.

3. Giảm thiểu sự phân tâm

Bạn có bao giờ cảm thấy mỗi khi bắt đầu tập trung vào công việc thì một thông báo điện thoại, tiếng chuông email hay đồng nghiệp ghé qua lại làm gián đoạn? Những sự phân tâm và gián đoạn như thế này thực sự là trở ngại lớn đối với năng suất của chúng ta. Theo chuyên gia năng suất Melissa Gratias, những yếu tố này được chia thành hai loại:

• Tự tạo ra: Những phân tâm nằm trong tầm kiểm soát của chúng ta, như thông báo từ thiết bị di động hay mạng xã hội. Chúng ta hoàn toàn có thể tắt chúng đi.

• Từ môi trường: Những phân tâm khó kiểm soát hơn, như đồng nghiệp bất ngờ ghé qua bàn làm việc hay tiếng ồn xung quanh.

Không chỉ mất thời gian trong lúc bị gián đoạn, mà việc khôi phục lại sự tập trung cũng tiêu tốn năng lượng đáng kể. Nghiên cứu cho thấy, sau mỗi lần bị phân tâm, chúng ta có thể mất tới 23 phút để tập trung trở lại.

Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn sự phân tâm, nhưng chúng ta có thể giảm thiểu chúng bằng những cách sau:

• Đóng tab email hoặc thiết lập trả lời tự động để không bị xao lãng bởi hòm thư đến.

• Chuyển điện thoại và các ứng dụng tin nhắn sang chế độ "Không làm phiền".

• Sử dụng trình chặn trang web (như StayFocusd) để tránh truy cập vào những trang gây lãng phí thời gian.

• Đeo tai nghe để chặn tiếng ồn từ môi trường xung quanh.

Hãy hình dung tâm trí bạn như một chiếc máy tính hoạt động mượt mà. Mỗi lần bị phân tâm giống như việc mở quá nhiều ứng dụng không cần thiết, làm chậm hệ thống và giảm hiệu suất. Bằng cách tắt bớt những "ứng dụng" không cần thiết, bạn giúp "hệ thống" của mình hoạt động hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc tạo ra một không gian làm việc tối ưu cũng rất quan trọng. Nếu có thể, hãy chọn một góc yên tĩnh, gọn gàng và thoáng đãng để làm việc. Ánh sáng tự nhiên và cây xanh cũng có thể giúp tăng cường sự tập trung và tinh thần hứng khởi.

Bạn cũng có thể thiết lập khung giờ làm việc cụ thể, thông báo với đồng nghiệp hoặc gia đình về khoảng thời gian bạn cần tập trung cao độ. Việc này giúp giảm thiểu những gián đoạn không cần thiết và mọi người xung quanh cũng sẽ tôn trọng thời gian của bạn hơn.

Tự nhận thức về những thói quen gây phân tâm của bản thân cũng là chìa khóa. Nếu bạn thường xuyên kiểm tra điện thoại, hãy đặt nó xa tầm tay hoặc sử dụng các ứng dụng giới hạn thời gian sử dụng.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn mọi sự phân tâm—điều này gần như không thể—mà là quản lý và kiểm soát chúng để bảo vệ thời gian và năng lượng quý giá của mình.

4. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Có bao giờ bạn tự hào về khả năng "đa nhiệm" của mình nhưng rồi nhận ra rằng không nhiệm vụ nào hoàn thành một cách trọn vẹn? Theo Tiến sĩ Larry Rosen, Giáo sư Tâm lý học danh dự và cựu Chủ tịch Khoa Tâm lý học tại Đại học California State Dominguez Hills thì đây là một hiểu lầm phổ biến.

Thực tế là, não bộ con người không thực sự có khả năng đa nhiệm. Thay vì xử lý nhiều việc cùng lúc, chúng ta chỉ đang chuyển đổi nhiệm vụ nhanh chóng - một quá trình gọi là "chuyển đổi ngữ cảnh". Mỗi lần chuyển đổi, bạn đang tự gián đoạn chính mình, làm giảm năng suất làm việc một cách nghiêm trọng.

Vậy làm thế nào để não bộ tập trung vào một công việc? Theo nghiên cứu, cách hiệu quả là sử dụng kỹ thuật external self-talk tên công việc mà bạn sẽ thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tự nói lớn: "Mình sẽ hoàn thành bài thuyết trình này." Điều này giúp bạn tập trung và định hướng rõ ràng hơn.

Bằng cách tập trung vào một công việc tại một thời điểm, bạn sẽ không chỉ hoàn thành nó nhanh hơn mà còn đạt hiệu quả cao hơn.

5. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Dù bạn có tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, việc liên tục chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau – trả lời email, cập nhật báo cáo, làm bài thuyết trình rồi lại trả lời email – có thể khiến tâm trí bạn mệt mỏi.

Não bộ sử dụng các vùng khác nhau để xử lý các nhiệm vụ khác nhau, điều này có nghĩa là bạn đang khiến não bộ làm việc quá tải nếu không có cách tiếp cận có hệ thống trong công việc.

Hãy thử nhóm các công việc tương tự lại với nhau, tức là gom những nhiệm vụ giống nhau lại và làm chúng cùng một lúc. Bạn cũng có thể thử thiết lập khung thời gian cụ thể cho từng loại nhiệm vụ (ví dụ, trả lời email từ 9 giờ sáng đến 10 giờ sáng).

Dù thỉnh thoảng bạn vẫn cần xử lý những việc ngoài khung giờ đã định, nhưng bất kỳ nỗ lực nào để nhóm các công việc liên quan lại với nhau sẽ giúp não bộ của bạn có thời gian nghỉ ngơi đáng quý.

6. Ưu tiên những thói quen lành mạnh

Năng suất làm việc không chỉ phụ thuộc vào những gì bạn làm trong ngày làm việc mà còn bị ảnh hưởng rất nhiều bởi những thói quen và hành động ngoài công việc. Việc duy trì những thói quen lành mạnh có thể không dễ dàng, nhưng những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra tác động lớn đến mức năng lượng, sự tập trung và tâm trạng tổng thể của bạn. Dưới đây là một số gợi ý nhanh để bạn thử:

• Uống một cốc nước đầy trước khi uống cà phê buổi sáng: Điều này giúp bổ sung nước cho cơ thể và giúp bạn tỉnh táo hơn trước khi nạp caffeine.

• Đặt báo thức mỗi giờ để đứng dậy và vươn vai: Việc này giúp giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi do ngồi lâu, đồng thời cải thiện lưu thông máu.

• Đi ngủ sớm hơn (thậm chí chỉ nửa giờ cũng có tác dụng): Giấc ngủ đủ giấc giúp cải thiện tâm trạng, tăng cường trí nhớ và sự tập trung.

7. Nghỉ ngơi thường xuyên (nhưng ít thôi nhớ)

Bạn có bao giờ nghĩ rằng ngồi lâu hơn tại bàn làm việc sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn? Thực tế là, nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc nghỉ ngơi thường xuyên có thể thực sự tăng cường năng suất làm việc của bạn.

Nếu bạn thường bị cuốn vào công việc và quên mất việc nghỉ ngơi, hãy thử áp dụng phương pháp quản lý thời gian như kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này giúp bạn nhớ đứng dậy nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi 25 phút làm việc.

Muốn tận dụng tối đa khoảng thời gian nghỉ ngắn đó? Hãy ra ngoài và hít thở không khí trong lành. Nghiên cứu cho thấy việc hòa mình vào thiên nhiên có thể giảm bớt mệt mỏi về tinh thần.

8. Cải thiện không gian làm việc

Đa số chúng ta đã trải qua khoảng thời gian làm việc tại nhà vào mùa xuân năm 2020 và hiểu rõ những tác động của môi trường làm việc không lý tưởng đối với năng suất làm việc của mình. Vì vậy, việc tạo ra một không gian làm việc giúp bạn cảm thấy tập trung và có động lực là vô cùng cần thiết.

Mỗi người sẽ có những nhu cầu khác nhau, nhưng dưới đây là một số gợi ý bạn có thể thử:

• Đầu tư vào các phụ kiện bàn làm việc công thái học (như ghế, đệm, hoặc giá đỡ cổ tay) để hỗ trợ cơ thể bạn.

• Đặt bàn làm việc của bạn gần cửa sổ. Ánh sáng tự nhiên có thể tăng cường hiệu suất làm việc.

• Thêm cây xanh vào không gian làm việc. Một nghiên cứu cho thấy những người có cây xanh gần bàn làm việc có thời gian phản ứng nhanh hơn 12% trong các bài kiểm tra trên máy tính.

• Các nỗ lực khác như sử dụng trình quản lý mật khẩu, tạo mẫu và sử dụng một nền tảng quản lý dự án tập trung có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm những thứ bạn cần và nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc thực sự.

9. Thay đổi môi trường làm việc

Khi môi trường làm việc có tác động lớn đến sự tập trung và năng suất của bạn, việc thỉnh thoảng thay đổi nó cũng rất đáng để thử.

Hãy di chuyển từ bàn làm việc sang ghế sofa để trả lời email. Hoặc mang laptop ra sân patio. Hoặc làm việc vài giờ tại quán cà phê yêu thích của bạn.

Không chỉ giúp bạn có thêm thời gian nghỉ ngơi (bạn phải tạm dừng công việc để di chuyển), việc này còn giúp bạn tập trung hơn. Não bộ của bạn thích sự mới lạ và tiết ra dopamine khi được trải nghiệm điều mới mẻ và thú vị. Dopamine không chỉ là chất hóa học mang lại cảm giác thoải mái mà còn là động lực mạnh mẽ.

10. Buông bỏ sự hoàn hảo trong công việc

Có lẽ ít ai nhận ra rằng một trong những rào cản lớn nhất đối với năng suất chính là chủ nghĩa hoàn hảo. Chuyên gia năng suất Melissa Gratias đã chia sẻ: "Tôi cho rằng một trong những niềm tin ngấm ngầm nhưng hạn chế năng suất nhiều hơn bất cứ điều gì khác chính là sự hoàn hảo." Sự theo đuổi hoàn hảo không chỉ khiến chúng ta ngại bắt đầu, bởi “nếu chúng ta không thể hoàn thành một cách hoàn hảo, chúng ta thậm chí không bắt đầu”, mà còn dẫn đến việc không bao giờ hoàn thành, vì “nếu nó không hoàn hảo, chúng ta tiếp tục làm và chỉnh sửa mãi”.

Mong muốn tạo ra công việc hoàn hảo không tì vết là điều đáng trân trọng, nhưng nó có thể cản trở tiến độ và năng suất của bạn một cách đáng kể. Việc luôn ám ảnh về từng chi tiết nhỏ đôi khi khiến chúng ta lạc lối trong mê cung của sự hoàn hảo, quên mất mục tiêu chính ban đầu.

Vậy làm thế nào để ngừng ám ảnh và tập trung vào tiến độ thay vì sự hoàn hảo? Hãy thử áp dụng phương pháp Timeboxing. Khi bạn có một nhiệm vụ hoặc dự án, hãy đặt ra một khoảng thời gian cố định (ví dụ: 15 phút hoặc 1 giờ) để làm việc trên mục tiêu cụ thể đó. Khi thời gian kết thúc, nhiệm vụ đó coi như đã hoàn thành đến mức có thể ở thời điểm hiện tại.

Phương pháp này không chỉ tạo ra cảm giác cấp bách, thúc đẩy bạn hành động ngay lập tức, mà còn giảm bớt áp lực—bạn tập trung vào việc xem mình có thể tiến xa đến đâu trong khoảng thời gian đó, thay vì làm việc cho đến khi nhiệm vụ hoàn thành một cách hoàn hảo. Điều này giúp bạn giải phóng bản thân khỏi vòng luẩn quẩn của sự hoàn hảo, cho phép bạn tiến bộ thực sự.

Chấp nhận rằng không có gì thực sự hoàn hảo cũng là một bước tiến quan trọng trong việc phát triển bản thân. Sự không hoàn hảo chính là điều làm cho kết quả công việc của bạn trở nên độc đáo và khác biệt. Hơn nữa, thế giới luôn thay đổi, và việc linh hoạt thích nghi quan trọng hơn nhiều so với việc cố gắng kiểm soát mọi chi tiết nhỏ nhặt.

Ngoài ra, hãy tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành một nhiệm vụ trong khung thời gian đã định. Đó có thể là một tách trà thơm, vài phút thư giãn hay bất kỳ điều gì khiến bạn cảm thấy vui vẻ. Điều này không chỉ tạo động lực mà còn giúp bạn duy trì năng lượng tích cực trong công việc.

Hãy nhớ rằng, tiến bộ quan trọng hơn sự hoàn hảo. Khi bạn tập trung vào việc hoàn thành và tiến lên, bạn sẽ thấy mình đạt được nhiều thành tựu hơn và cảm thấy hài lòng hơn với chính mình.