5W1H là gì? Ví dụ về 5W1H trong nhiều trường hợp

5W1H là gì?

5W1H là một phương pháp tư duy và phân tích bằng cách đặt ra sáu câu hỏi cơ bản, giúp bạn hiểu rõ và toàn diện về một vấn đề, tình huống hoặc dự án. Cụ thể, 5W và 1H đại diện cho:

• What (Cái gì): Điều gì đang diễn ra? Vấn đề hoặc sự kiện cụ thể là gì?

• Who (Ai): Ai liên quan đến vấn đề này? Những ai bị ảnh hưởng hoặc tham gia?

• Where (Ở đâu): Sự việc xảy ra ở đâu? Bối cảnh hoặc địa điểm cụ thể nào?

• When (Khi nào): Thời điểm nào sự việc xảy ra? Quá khứ, hiện tại hay tương lai?

• Why (Tại sao): Nguyên nhân nào dẫn đến sự việc? Động lực hoặc lý do đằng sau là gì?

• How (Như thế nào): Sự việc diễn ra như thế nào? Quá trình hoặc phương thức thực hiện ra sao?

Phương pháp này ban đầu phổ biến trong lĩnh vực báo chí, giúp nhà báo thu thập thông tin chi tiết và chính xác. Tuy nhiên, 5W1H đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác như kinh doanh, giáo dục, quản lý dự án và thậm chí trong cuộc sống hàng ngày.

Khái niệm 5W1H

Phương pháp 5W1H còn có tên gọi khác là Kipling method, xuất phát từ bộ câu hỏi mà nhà văn Rudyard Kipling đã sử dụng để trả lời toàn diện các câu hỏi và khơi gợi ý tưởng nhằm giải quyết vấn đề. Về sau, phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh như một công cụ cải tiến liên tục để:

• Loại bỏ sai sót,

• Nâng cao hiệu quả,

• Tinh gọn quy trình làm việc.

>>> Xem thêm: Khóa học Marketing online tại nhà

Thanh phần trong mô hình 5W1H

Mô hình 5W 1H bao gồm sáu yếu tố quan trọng, giúp phân tích toàn diện một vấn đề hoặc tình huống, từ đó phát hiện cơ hội cải tiến và đưa ra giải pháp hiệu quả. Các yếu tố cụ thể trong mô hình bao gồm:

What (Cái gì)

• Mô tả tình huống hoặc vấn đề cụ thể đang được đề cập.

• Giải thích mục đích của việc sử dụng mô hình 5W1H.

• Nếu có thể, cần nêu rõ mục tiêu của việc thực hiện giải pháp đã được xác định.

Who (Ai)

• Xác định cá nhân hoặc nhóm liên quan đến vấn đề hoặc tình huống.

• Bao gồm:

  • Người phát hiện vấn đề,

  • Người có thể giải quyết vấn đề,

  • Người chịu trách nhiệm triển khai giải pháp.

Where (Ở đâu)

• Mô tả vị trí chính xác của vấn đề đã được nhận diện.

• Có thể là một địa điểm cụ thể, cơ sở vật chất, hoặc một quy trình nào đó nơi giải pháp sẽ được thực hiện.

When (Khi nào)

• Bao gồm tất cả các yếu tố liên quan đến thời gian:

  • Mốc thời gian, thời hạn,

  • Hoặc khoảng thời gian

  • Các chi tiết cụ thể hỗ trợ việc giải quyết vấn đề.

Why (Tại sao)

• Một trong những yếu tố quan trọng nhất, giải thích:

  • Nguyên nhân và mục tiêu của hành động,

  • Lý do cần thiết phải thực hiện phương pháp 5W1H.

• Yếu tố này thường được lặp lại dưới dạng 5 Whys (Hỏi tại sao 5 lần) để xác định nguyên nhân gốc rễ và ngăn chặn vấn đề tái diễn.

How (Như thế nào)

• Nêu rõ các bước thực hiện kế hoạch đã được xác định.

• Bao gồm:

  • Các nguồn lực, công cụ, phương pháp,

  • Cách thức triển khai và cả chi phí cần thiết để giải pháp đạt hiệu quả.

Ứng dụng 5W1H trong từng lĩnh vực

Vậy làm sao để ứng dụng 5W1H vào việc khai thác thông tin trong từng lĩnh vực cụ thể? Dưới đây là một số thông tin mà Vinalink Academy đã tìm hiểu và tổng hợp được mà bạn có thể tham khảo:

Áp dụng 5W1H trong Marketing

5W1H trong Marketing

Phương pháp 5W1H được sử dụng khác rộng rãi và phổ biến trong marketing. Ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp bạn muốn ra mắt một sản phẩm mới, bạn có thể áp dụng phương pháp 5W1H để thu thập thông tin và dữ liệu người dùng để xây dựng hành trình khách hàng tốt hơn. Dưới đây là danh sách các câu hỏi mà bạn có thể tham khảo:

• What: Sản phẩm bạn muốn ra mắt là gì? Công dụng của nó là gì?

• When: Khi nào thì sản phẩm được ra mắt chính thức? Khi nào thì nên thực hiện chiến dịch marketing?

• Where: Sản phẩm này bán ở đâu nhiều? Tiếp cận khách hàng ở đâu?

• Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng sản phẩm này?

• Who: Khách hàng tiềm năng của sản phẩm là ai?

• How: Quảng cáo sản phẩm như thế nào? Làm thế nào để thực hiện một ý tưởng? Triển khai chiến dịch khuyến mãi như thế nào?

5W1H trong kinh doanh

5W1H trong Kinh doanh

Trong kinh doanh bạn có thể dụng 5W1H để phân tích tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp cũng như đối thủ thông qua việc đặt các câu hỏi liên quan. Một số câu hỏi có thể áp dụng phương pháp 5W1H trong kinh doanh như:

• What: Sản phẩm kinh doanh của công ty là gì? Nó thuộc lĩnh vực, ngành nghề nào?

• When: Khi nào nên thực hiện kế hoạch A? Khi nào nên thực hiện quảng bá cho sản phẩm mới?

• Where: Nhập nguồn hàng tại đâu? Khách hàng có thể mua sản phẩm ở đâu thuận tiện?

• Why: Tại sao khách hàng nên lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của bạn?

• Who: Ai là người chịu trách nhiệm cho kế hoạch phát triển sản phẩm mới?

• How: Điều hành bộ phận bán hàng nhưu thế nào là hiệu quả? Làm thế nào để sản phẩm và dịch vụ tiếp cận người dùng?

5W1H trong tổ chức sự kiện

Tại sao 5W1H lại thường được sử dụng trong các kế hoạch tổ chức sự kiện? Bởi đặc tính cung cấp thông tin tổng quan và nhanh chóng nên không ít doanh nghiệp áp dụng 5W1H làm công thức chuẩn để lên ý tưởng sự kiện. Một số câu hỏi thường được áp dụng có thể kể đến như:

• What: Tên sự kiện là gì? Các hoạt động diễn ra tại sự kiện là gì? Chủ đề, sự kiện bán vé, vào cửa miễn phí và quy định cho người tham gia là gì?

• When: Khi nào là thời điểm thích hợp cho sự kiện? Khi nào sự kiện bắt đầu và kết thúc?

• Where: Tổ chức sự kiện ở đâu? Có phương tiện đưa đón khách nếu ở xa địa điểm không?

• Why: Mục tiêu của sự kiện là gì? Tại sao sự kiện này được tổ chức?

• Who: Sự kiện này dành cho ai? Các nhà tài trợ và đối tác là ai? Khách là ai?

Thêm một yếu tố nữa là: 

• How: Sự kiện diễn ra như thế nào? Làm thế nào để tiến hành?

5W1H trong học tập

Sử dụng 5W1H trong học tập giúp bạn lập kế hoạch, hiểu sâu kiến thức và cải thiện hiệu suất học tập.

• What (Cái gì): Bạn cần học những gì? Xác định môn học, chủ đề hoặc kỹ năng cụ thể.

• Who (Ai): Ai có thể giúp bạn? Giáo viên, gia sư, bạn bè hoặc cộng đồng học tập.

• Where (Ở đâu): Bạn sẽ học ở đâu tốt nhất? Lựa chọn môi trường học tập hiệu quả như thư viện, phòng tự học hoặc học trực tuyến.

• When (Khi nào): Khi nào bạn sẽ học? Lập thời gian biểu hợp lý, cân bằng với các hoạt động khác.

• Why (Tại sao): Động lực học tập của bạn là gì? Đạt điểm cao, phát triển kỹ năng, chuẩn bị cho sự nghiệp.

• How (Như thế nào): Bạn sẽ học như thế nào? Áp dụng phương pháp học tập như ghi chú, sơ đồ tư duy, thực hành hoặc thảo luận nhóm.

Giả dụ như bạn là một sinh viên chuẩn bị cho kỳ thi quan trọng, hãy cùng phân tích 5W 1H như sau:

• What: Ôn tập môn Toán cao cấp.

• Who: Tham gia nhóm học tập với bạn bè giỏi môn này.

• Where: Học tại thư viện trường nơi yên tĩnh và có tài liệu tham khảo.

• When: Học mỗi buổi chiều từ 14h-17h trong hai tuần tới.

• Why: Nhằm đạt điểm cao để cải thiện GPA và đủ điều kiện nhận học bổng.

• How: Lập kế hoạch ôn tập theo chủ đề, giải đề thi cũ và nhờ giáo viên giải đáp thắc mắc.

Phương pháp 5W1H giúp bạn tập trung, có kế hoạch rõ ràng và nâng cao hiệu quả học tập đáng kể.

4 ví dụ về phương pháp 5W1H trong quản lý dự án

Bên cạnh việc ứng dụng 5W1H trong các lĩnh vực như marketing hay kinh doanh và tổ chức sự kiện thì bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này trong việc quản lý dự án. Dưới đây là một số ví dụ về phương pháp 5W1H mà bạn có thể tham khảo:

Dự án phát triển ứng dụng di động

Phương pháp 5W1H là công cụ tuyệt vời trong việc lên kế hoạch và xác định các khía cạnh của một dự án. Dưới đây là ví dụ cụ thể về cách áp dụng phương pháp này cho việc xác định một dự án:

• What: Dự án là phát triển ứng dụng gì? Mục tiêu của ứng dụng là gì?

• Who: Khách hàng mà ứng dụng này hướng đến là ai? Ai mới là người dùng cuối cùng trong dự án này?

• Where: Dự án sẽ được tiến hành ở đâu? Địa chỉ gia công sản phẩm hoàn thiện là ở đâu?

• When: Dự án bắt đầu khi nào?

• How: Tiến độ dự án được quản lý và theo dõi như thế nào?

• Why: Tại sao ứng dụng này lại cần để phát triển?

Giảm doanh số bán hàng trực tuyến

Bằng cách đặt các câu hỏi 5W1H, bạn có thể xác định chính xác nguyên nhân của vấn đề và bắt đầu xây dựng kế hoạch giải quyết. Trong một số trường hợp bạn có thể tiến hành phân tích dữ liệu bán hàng hay xem xét các vấn đề liên quan đến marketing,... Dưới đây là một số câu hỏi thường được áp dụng:

• What : Vấn đề gì đang diễn ra? Sản phẩm nào đang bị giảm doanh số?

• Who: Ai là người chịu trách nhiệm? 

• Where: Vấn đề diễn ra ở đâu? Tại một cửa hàng vật lý hay trên các sàn thương mại điện tử?

• When: Doanh số bắt đầu giảm khi nào?

• How: Việc giảm doanh thu có ảnh hưởng đến thu nhập của nhân viên như thế nào?

• Why: Đâu là nguyên nhân chính dẫn đến sử giảm doanh thu này? Do cạnh tranh từ đối thủ hay thị trường suy thoái?

Tổ chức cuộc họp

Áp dụng phương pháp 5W1H trong việc tổ chức và dẫn dắt một cuộc họp hoặc buổi brainstorming có thể giúp tăng cường hiệu quả và đảm bảo rằng cuộc họp không lạc đề và mất thời gian. Dưới đây là cách áp dụng 5W1H:

• What: Mục tiêu của cuộc họp là gì?

• Who: Ai là người chủ trì cuộc họp? Những ai cần tham gia?

• Where: Cuộc họp nên được diễn ra ở đâu? Địa điểm trong hay ngoài công ty?

• When: Thời điểm diễn ra cuộc họp là khi nào?

• How: Các chủ đề cần được thảo luận trong cuộc họp nên diễn ra như thế nào?

• Why: Lý do tổ chức cuộc họp là gì?

Tích hợp chiến lược truyền thông hoặc tiếp thị

Áp dụng phương pháp 5W1H trong việc lập kế hoạch và tích hợp chiến lược truyền thông hoặc marketing giúp đảm bảo rằng chiến lược của bạn được cân nhắc từ mọi khía cạnh và hướng đến mục tiêu cụ thể. Dưới đây là ví dụ về cách áp dụng 5W1H cho việc tích hợp một chiến lược truyền thông:

• What: Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc mục tiêu của chiến lược là gì? Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ cần được quảng bá và thông điệp chính muốn truyền đạt?

• Who: Đối tượng mục tiêu của chiến lược truyền thông là ai? Thành viên nào trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm?

• Where: Kênh truyền thông chính là ở đâu? Địa điểm diễn ra cụ thể?

• When: Thời gian lên kế hoạch truyền thông là khi nào?

• How: Các phương tiện truyền thông và công cụ sẽ được sử dụng như thế nào?

• Why: Mục đích chính của chiến lược là gì?

Hy vọng nội dung bài viết trên đã góp phần giúp bạn hiểu rõ hơn về 5W1H là gì? Phương pháp này tuy đơn giản, dễ thực hiện nhưng lại có tính hữu hiệu rất lớn, do đó nó được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Nếu có bất cứ thắc mắc gì liên quan vui lòng liên hệ Vinalink Academy để được giải đáp ngay nhé!

>>> Xem thêm: Có nên học marketing không?